Article
Automatiser les processus pédagogiques d'un CFA ou d'une école
Par Frédéric Lefret, ITA ·
Dans un CFA ou une école, les tâches répétitives et documentaires s'automatisent bien : convocations, relances, pré-remplissage de dossiers, premières réponses aux candidats, trames de progression. Les décisions qui engagent le parcours d'une personne (admission, évaluation des acquis, orientation) restent humaines : l'AI Act les classe parmi les usages à haut risque (annexe III, point 3).
Cette distinction fixe l'ordre de travail : on automatise d'abord le travail administratif et de préparation, en gardant un contrôle humain sur tout ce qui touche à la situation d'un apprenant.
Les processus qui s'automatisent le mieux
Six processus reviennent dans les CFA et les écoles. Le tableau indique, pour chacun, ce que l'automatisation prend en charge et ce qu'un membre de l'équipe doit garder. Il s'appuie sur un article de l'éditeur de logiciel Bloom Alternance (27 avril 2026), qui ne chiffre aucun gain de temps, et sur les processus que traite ITA dans le secteur éducation et formation.
| Processus | Ce qui est automatisé | Ce qui reste à l'équipe |
|---|---|---|
| Réponses aux candidats | Première réponse aux questions courantes, envoi des pièces à fournir, priorisation des demandes | Le premier échange et toute décision d'admission |
| Dossiers de contrat (CERFA) | Pré-remplissage depuis les données existantes, détection d'incohérences avant signature | Validation du dossier et signature |
| Relances | Rappel au candidat sans réponse, rappel de signature, alerte avant la date de dépôt OPCO | Le choix des échéances et le traitement des cas particuliers |
| Convocations et documents | Conventions, convocations, comptes rendus générés depuis les données du dossier | Relecture avant envoi |
| Progressions pédagogiques | Trame de progression et premiers jets de supports à partir du référentiel | Le contenu pédagogique, validé par le formateur |
| Alerte sur les apprentis en difficulté | Croisement d'absences, de retards de rendus et de signalements du tuteur, puis alerte au référent | L'entretien avec l'apprenti et la décision d'accompagnement |
Aucune des sources consultées ne mesure le temps gagné. Il se chiffre structure par structure : volume annuel de chaque tâche, temps par occurrence, coût horaire, ce que fait l'audit d'automatisation décrit plus bas.
Ce qui doit rester une décision humaine
L'annexe III de l'AI Act, règlement (UE) 2024/1689, range dans les usages à haut risque les systèmes qui déterminent l'accès ou l'admission à une formation, évaluent les acquis d'apprentissage, jugent le niveau de formation auquel une personne peut prétendre, ou surveillent les épreuves. La question qui tranche, selon Certiforma : l'outil prend-il ou prépare-t-il une décision qui engage le parcours d'une personne ?
En pratique, quatre décisions restent à l'équipe, avec l'outil comme aide au mieux :
- Admettre ou refuser un candidat. Un score de présélection qui décide, même en partie, de l'admission relève de l'annexe III.
- Évaluer les acquis d'un apprenti. Une correction automatique qui fixe la note entre dans le champ haut risque ; le formateur garde la note.
- Orienter le parcours. Adapter ou réorienter la progression d'un apprenti est une décision pour son référent.
- Surveiller une épreuve. La surveillance automatique d'examen est visée par l'annexe III.
La CNIL pose le même principe pour les établissements : l'enseignant ne délègue ni son pouvoir d'évaluation ni sa décision à un outil d'IA et ne s'appuie pas sur sa seule sortie (CNIL, 20 juin 2025). Elle note aussi que le ministère déconseille les outils de détection de contenu généré par IA, jugés peu fiables.
Les obligations de l'annexe III ont été reportées du 2 août 2026 au 2 décembre 2027 par le règlement (UE) 2026/1744, en vigueur depuis le 27 juillet 2026 (donneespersonnelles.fr). Ce délai ne change pas la règle de conception : mieux vaut ne pas bâtir aujourd'hui un outil qu'il faudra démonter en 2027.
Données des apprenants : ce que le RGPD et l'AI Act imposent
Dès qu'un outil traite le nom, le parcours ou les absences d'un apprenti, le RGPD (règlement (UE) 2016/679) s'applique. La CNIL a publié le 20 juin 2025 une FAQ pour les responsables de traitement du secteur éducatif. Elle vise les élèves, souvent mineurs ; elle sert de repère pour les apprentis mineurs d'un CFA, à confirmer avec votre délégué à la protection des données.
- Base légale. Le consentement n'est en principe pas valable face à un établissement, en raison du déséquilibre entre les parties ; le traitement peut reposer sur une mission d'intérêt public (article 6 du RGPD).
- Analyse d'impact. Elle est en principe nécessaire pour les données d'élèves mineurs, population vulnérable (article 35 du RGPD). Le fournisseur, comme sous-traitant, peut aider à la réaliser (article 28.3 f).
- Fournisseur. L'outil ne doit pas réutiliser les données des élèves pour améliorer ses services. Hors Union européenne, les garanties du chapitre V du RGPD s'appliquent ; la CNIL recommande de privilégier les solutions installées sur l'appareil ou sur vos propres serveurs.
- Données transmises. La CNIL signale le risque d'envoyer trop de données à une IA générative (page du 20 juin 2025). Minimiser veut dire ne donner à l'outil que les champs utiles à la tâche.
- Information. Les apprenants et, le cas échéant, leurs représentants légaux sont informés : responsable, finalité, base légale, destinataires, durée de conservation, droits.
- Assistant qui répond aux candidats. L'article 50 de l'AI Act, applicable depuis le 2 août 2026, impose d'indiquer à la personne qu'elle échange avec une IA (Journal du Net).
- Formation des équipes. L'article 4 de l'AI Act, applicable depuis le 2 février 2025, demande de former le personnel qui utilise ces outils.
Comment démarrer
Le point de départ est un audit d'automatisation : il chiffre les processus les plus coûteux en temps, avec leur volume annuel, le temps par occurrence et le coût horaire chargé, puis indique lesquels automatiser en priorité et le gain annuel attendu, avant tout développement. Le calculateur de gain permet une première estimation en ligne.
- Lister les processus par service : admissions, scolarité, relation entreprises, qualité.
- Chiffrer chacun : combien de fois par an, combien de temps, par qui.
- Choisir un premier processus sans effet sur le parcours d'un apprenant : relances, convocations, pré-remplissage de dossiers. Les décisions d'admission et d'évaluation viennent plus tard, s'il y en a.
- Fixer le contrôle humain : qui relit, qui valide, qui peut arrêter l'outil, et quelles données l'outil reçoit.
- Mesurer après quelques semaines : temps gagné, erreurs évitées, retours des équipes, puis décider d'étendre ou non.
Une formation sur site des équipes, construite sur leurs propres cas, suit la réunion de cadrage : voir l'offre Formation. Pour cadrer votre situation, vous pouvez prendre rendez-vous.
Questions fréquentes
- Quels processus d'un CFA peut-on automatiser en premier ?
- Ceux qui ne décident rien sur un apprenant : relances, convocations, pré-remplissage de dossiers de contrat, comptes rendus. Ils ont un volume élevé et un risque faible.
- Une IA peut-elle noter les travaux des apprenants ?
- Elle peut aider à préparer une grille ou une pré-correction, mais la note reste au formateur. L'évaluation des acquis est un usage à haut risque de l'annexe III de l'AI Act (Certiforma).
- Peut-on faire répondre un assistant aux candidats ?
- Oui pour les questions courantes, à condition de prévenir la personne qu'elle échange avec une IA (article 50 de l'AI Act) et de laisser l'admission à l'équipe.
- Les données des apprentis peuvent-elles aller dans une IA générative ?
- Seulement les champs utiles à la tâche, avec un fournisseur qui ne réutilise pas les données et une analyse d'impact si les apprentis sont mineurs (CNIL). Un modèle hébergé sur vos serveurs limite le risque : voir IA locale open source.
- Faut-il changer de logiciel de gestion ?
- Pas nécessairement. L'audit d'automatisation chiffre d'abord les processus et indique lesquels automatiser en priorité ; le choix des outils vient ensuite.